Je détaille ici un ensemble de règles simples pour la tenue de commission, de réunions ou d’assemblées, que j’ai mis en œuvre avec bonheur lors de constitution de groupe ou de développement de projet alternatifs.

Quelque soit le projet, il est prioritairement recherché que la rencontre soit suffisamment agréable pour tous les participant·e·s pour leur donner envie de participer.

L’objectif est que chacun·n·e en sorte avec les idées claires, le sentiment d'avoir été écouté et l’envie de contribuer.

Dans ce but :

1. Les séances se tiennent à intervalles réguliers.
2. Leur durée est connue et respectée. Elle ne dépasse pas deux heures sans pause.
3. Les propositions de sujets sont collectés et évalués en amont afin de coconstruire des ordres du jour d’une dizaine de points figés au moins une semaine avant la séance.
4. Les points de l’ordre du jour sont examinés dans l’ordre fixé jusqu'à une conclusion, une décision ou un report.
5. Il peut être décider de déléguer une tache à une personne ou une commission.
6. Il est préférable de clore chaque point avant de passer au suivant,
7. Lors de décisions, la méthode de décision au consensus est privilégiée,
8. Les silences sont accueillis comme faisant parti du temps de parole,
9. L’animation a pour objectif de :

• favoriser l’écoute active et bienveillante de tout·e·s les participant·e·s.
• faire en sorte que les règles de fonctionnement soient comprises et respectées, que la gestion du temps de parole soit équitable,
• structurer la réunion pour atteindre l’objectif d’examiner tous les points de l'ordre du jour.

10. La personne qui anime la réunion est :

• au service du groupe, elle ne met donc en avant, ni ses idées, ni ses avis,
• différente chaque fois, afin de partager l'expérience et d’éviter les routines,
• formée aux méthodes d'écoute active , de sociocratie et de communication non violente,

11. Un temps de calme clôt la séance afin de permettre à l'animateur de vérifier que personne ne souhaite ajouter quelque chose et que tous le monde est apaisé avant de quitter le groupe.
12. Les dates, lieux et modalités des prochaines réunions sont rappelées, la liste et les coordonnées des participants est éventuellement dressée, l’adresse des compte rendus est précisée.
13. La séance est déclarée close à l’heure dite et les discussions qui s’ensuivent éventuellement sont réputées informelles.
14. Un compte rendu exhaustif, au mieux sur la base de prises de notes participatives, et un résumé sont rédigés, archivés et consultables facilement,